Un acta de nacimiento, matrimonio o defunción del Registro Civil mexicano se apostilla ante la autoridad del estado donde se registró el acto, no en la Secretaría de Relaciones Exteriores ni en el consulado de México en España. La apostilla, una vez puesta, no caduca; lo que sí puede quedarse viejo para un trámite español es el acta sobre la que se pone.
Quién apostilla en México
El Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, del que son parte España y México, deja que cada Estado designe las autoridades competentes para expedir la apostilla y las comunique a los Países Bajos, depositarios del Convenio. La lista que México ha comunicado, tal como figura a septiembre de 2026 en la ficha de México de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, tiene dos vías: los documentos federales los apostilla la Secretaría de Gobernación, y los documentos estatales, 32 autoridades estatales, una por cada entidad federativa.
Las actas del Registro Civil son documentos estatales. Por eso siguen la segunda vía, y por eso la Secretaría de Relaciones Exteriores, que no figura en esa lista, no es la puerta correcta. La apostilla la pone la autoridad del estado cuyo Registro Civil expidió el acta, que es el estado donde se asentó el acto, no el del domicilio actual del interesado: si usted nació en Zacatecas y hoy vive en Guadalajara o en Madrid, su acta de nacimiento se apostilla ante el gobierno de Zacatecas.
Lo que puede hacer el consulado de México en España, y lo que no
Muchas personas que ya viven en España dan por hecho que el consulado mexicano resolverá el trámite completo. El consulado puede expedirle una copia certificada del acta, pero no puede apostillarla. La ficha oficial de ese trámite en el Consulado de México en Barcelona (actualizada en noviembre de 2023) lo dice de forma expresa: la apostilla solamente se puede tramitar en México, y el consulado no puede intervenir en ese proceso.
La consecuencia práctica es que la copia certificada obtenida en el consulado todavía necesita un paso más, que solo se resuelve en México, antes de servir en un trámite español.
Qué certifica la apostilla, y por qué importa el documento que se lleva
La apostilla no dice nada sobre el contenido del acta. Según los artículos 3 y 5 del Convenio, certifica tres cosas: la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado quien firma el documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre. Se coloca sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo (artículo 4). Si el documento de partida no es el adecuado, la apostilla no lo arregla.
De ahí salen los tres motivos de rechazo que más vemos en la práctica:
- Una fotocopia simple. Solo se apostillan originales o copias certificadas expedidas por la autoridad que emitió el documento.
- Un acta sin las anotaciones marginales. Si después del registro hubo un reconocimiento, una rectificación, un cambio de nombre o un divorcio, el acta que se presenta debe recogerlo: la apostilla se pondrá igual, pero la institución española puede no admitirla.
- El estado equivocado. La autoridad competente es la del lugar donde se asentó el acto.
Primero se apostilla, después se traduce
El orden correcto tiene tres pasos: obtener la copia certificada, apostillarla y, solo si procede, traducirla. La apostilla va sobre el documento original.
La traducción que a menudo sobra
Ante el Registro Civil español, el artículo 95.1 de la Ley 20/2011 exige traducción de los documentos que no estén redactados en una de las lenguas oficiales españolas. Un acta mexicana está redactada en español, así que ese artículo no exige traducirla. Otras instituciones españolas pueden tener sus propias reglas: conviene confirmarlo con la de destino antes de pagar una traducción jurada.
Lo que sí exige ese artículo, en su apartado 2, es que el documento expedido por una autoridad extranjera se presente con la correspondiente legalización. Entre países del Convenio de La Haya, esa legalización se sustituye por la apostilla, que es la única formalidad que puede exigirse para certificar la firma y el sello (artículo 3 del Convenio).
La apostilla no caduca; el acta, en la práctica, sí
El Convenio de La Haya no fija ningún plazo de validez para la apostilla. Lo que tiene vigencia es el documento sobre el que se coloca, y esa vigencia no la decide el Convenio, sino la institución española ante la que se presenta, según el trámite. No hay una regla única: cada organismo puede pedir que la certificación tenga una antigüedad máxima.
Un ejemplo con norma publicada es la nacionalidad española por residencia. El anexo de la Orden JUS/1625/2016 establece que todos los documentos deben estar en vigor en el momento de la solicitud, que en los certificados se atiende al plazo de vigencia que conste en el propio documento y que los certificados de antecedentes penales que no indiquen plazo se entienden vigentes durante seis meses desde su expedición.
Por eso recomendamos pedir el acta apostillada cerca de la fecha en que realmente se va a presentar, y no con meses de antelación, y confirmar antes con la institución de destino qué antigüedad admite.
Errores frecuentes
- Acudir a la Secretaría de Relaciones Exteriores para apostillar un acta del Registro Civil.
- Pedir la apostilla en el estado donde se vive hoy, y no en el que se registró el acto.
- Esperar que el consulado de México en España apostille la copia que expide.
- Presentar una fotocopia o un acta sin sus anotaciones marginales.
- Traducir antes de apostillar.
- Pagar una traducción jurada de un documento que ya está en español sin comprobar si se exige.
- Apostillar con demasiada antelación y encontrarse con que el acta ya no se admite por su antigüedad.
Fuentes
- Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros, artículos 3, 4, 5 y 6 (BOE núm. 229, de 25 de septiembre de 1978, consultado en septiembre de 2026)
- Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, autoridades competentes designadas por México (consultado en septiembre de 2026)
- Consulado de México en Barcelona, copia certificada de acta de nacimiento (consultado en septiembre de 2026)
- Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, artículo 95 (texto consolidado del BOE, consultado en septiembre de 2026)
- Orden JUS/1625/2016, de 30 de septiembre, anexo, apartado 4 (texto consolidado del BOE, consultado en septiembre de 2026)